企业信息众多，涉及大量文件、记录、数据，在运行的过程中，分为保持与保留两个部分。保持：过程策划，是否能证明过程的有效性与持续性，做没做，怎么做，文件里有没有涉及与规定。因此，我们需要针对各个协作、规定的流程编制发布规定文件，明确各个部门、岗位的权责，使整个企业的管理机制化，避免人管人。由于文件多、流程繁、要求细、变化快，对文件如何编制，有哪些要点，也要明确出来，这份明确管理文件的制度，就叫文件化信息管理程序。一份完整的文件化信息管理程序，里面的内容需要明确下面的要点。文件的各类分为内部文件与外部文件，所有外部机构的比如法律法规、国标行标、客户图纸或文件等都叫外部文件。一阶文件：企业层面才能制定发行，是总方向、总策划、总规范类的文件，比如质量体系管理手册、环境管理手册等。二阶文件：企业层面才能制定发行，是企业内部各部门协作流程、权责的规范性文件。三阶文件：部门内部的标准、SOP、规定、制度、外部文件等，由部门制定发行。四阶文件：二阶或三阶文件延伸的记录表单，由制定发行部门制作。针对各份文件的标题命名作要求，一般来说一阶文件后缀名为手册；二阶文件后缀名为程序；三阶文件后缀名为规定、制度、指导书，比如注塑检验标准作业指导书、品质检验管理程序等；四阶为各种固化格式的表单。1、一阶：代码为QM（策划），编号：XX（公司代码）+QM+001（流水号）+A1（版本号）。2、二阶：代码为QP（质量程序），编号：XX（公司代码）+QP+001（流水号）+A1（版本号）。3、三阶：代码为QI（过程改善），编号：XX（公司代码）+QI（过程改善）+部门代码+001（流水号）+A1（版本号）。4、四阶：代码为QR（质量记录），其它与三阶一样。图纸的编号：公司代码+产品系列+类别或材质（根据实际情况要或不要）+流水号，具体按实际系列或类别来。流水号：要考虑公司管理过程的调整，所以制定版本号，首次发行就是A1，更新再发行就A2，直到A5或是A9后，还在更新就B1，以此类推。外部文件编号：公司代码+识别代码（比如外来WL）+接收部门代码+流水号+版本号。一阶、二阶、三阶文件：这类文件传阅范围广，内部各部门与外部客户、行业专家都会看到，所以要统一制定封面页，包括公司名称、文件名称、文件编号、制定部门、制定日期、审核批准人、页码。四阶文件：这类文件有的会印刷出来现场填写，有的是部门电子档用，一般只要有公司LOGO、公司名称、编号即可。一阶：制定为体系管理专员或管理部门指定人员，审核为管理者代表，批准为总经理。二阶：部门负责人制定，管理者代表审批，总经理批准。三阶：部门主管或负责人制定，部门经理或管理者代表审核，管理者代表或分管领导批准。四阶：部门专员或主管制定，部门负责人审核，管理者代表批准。以前需要专人对新制定、更新的文件打印，盖章后发行与回收，以避免其他部门或现场使用了旧的文件或图纸。现在云服务器，一般不用发行纸质文件了，制定后打印一份，盖章上传PDF即可，谁要用直接电脑上查看。现场记录的表单，也是直接录入了，没有录入的还是批量印刷在处理。最后，有的企业有几个体系在运行，比如质量、环境、职业健康安全、TS等，各种文件又多又杂，这种局面，就要整合。把ISO几个整合在一起，搞个统一的手册，就叫体系管理手册，编号代码为公司名称+QES+流水号+版本号二阶文件分为质量类与环境安全类，环境安全类代码搞个ES，其他照旧。
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